La prise de fonction, des incontournables pour faciliter votre arrivée

Véronique Rosay, Secrétaire nationale, Commission carrière (veronique.rosay@ac-strasbourg.fr)

(L’Essentiel, Direction Mai 2021)

Bienvenue dans le corps des personnels de direction. Nous sommes heureux de vous accueillir parmi nous et nous vous proposons quelques conseils qui pourront faciliter votre prise de fonction. Vous venez de passer un concours parce que vous souhaitiez donner à votre carrière une nouvelle impulsion, une autre dimension. L’institution vous signifiera qu’elle a besoin de vous, de votre engagement de cadre du service public d’éducation. Au SNPDEN, vous trouverez des collègues soucieux de partager leur expérience et leur expertise.

Un horizon professionnel d’une autre nature

Votre position de personnel de direction nécessite de piloter et donc de prendre en permanence des décisions, de trancher, d’organiser, de manager des équipes. Il vous faudra apprendre à faire la différence entre une demande urgente et une demande prioritaire. Le niveau de responsabilité n’est plus le même, votre fonction vous place en première ligne, même si dans un premier poste d’adjoint, votre chef d’établissement d’accueil sera là pour guider vos premiers pas.

Dans l’établissement, vous représentez l’autorité. En même temps, votre marge de manœuvre n’est pas illimitée. Il vous faudra donc savoir convaincre vos équipes du bien-fondé d’une démarche, et tout à la fois, faire preuve d’empathie pour les emmener là où vous souhaitez les amener. Ne jamais confondre autorité et autoritarisme.

Dans cette fonction, le piège est la solitude réelle ou ressentie de la fonction. Ce sentiment est particulièrement prégnant lorsque vous arrivez dans un petit établissement. C’est pour cela qu’il est important de trouver un appui dans un groupe professionnel. Au départ, le groupe de la « promo » jouera un rôle important dans le partage des expériences et dans le questionnement incontournable des premiers mois. Le syndicat quant à lui, vous permettra de rencontrer d’autres collègues : pour certains, jeunes dans la fonction, d’autres un peu plus expérimentés, d’autres encore avec un grand nombre d’années de direction au compteur.

La gestion de votre temps va être bouleversée et votre vie de famille s’en trouvera forcément impactée. Les personnels de direction sont des cadres autonomes et, depuis août 2008, leur temps de travail est encadré par une limite journalière et hebdomadaire : « amplitude horaire journalière : 11 heures et 10 demi-journées par semaine. Le chef d’établissement organise le temps de travail pour lui-même et son adjoint en recherchant la complémentarité des temps de service ».

Dans une équipe de direction, ces temps de présence doivent être partagés entre le chef et l’adjoint, c’est un premier équilibre à trouver.

Des échéances immédiates

Le premier poste ! Renseignez-vous sur la nature du poste avant de faire votre choix. Mieux, déplacez-vous pour vous rendre compte par vous-même des conditions matérielles (localisation, trajet et cadre de vie).

N’oubliez pas que votre profil antérieur, votre situation familiale, la connaissance de votre rang de classement vont orienter vos demandes.

Prenez en compte les nombreux déplacements de la première année de formation dans l’évaluation des contraintes matérielles. Il faut contacter les chefs d’établissement des postes qui vous intéressent, un face-à-face permet souvent de mesurer le climat de travail dans l’établissement. Certains chefs d’établissement accueillent régulièrement des lauréats de concours et trouvent dans l’accompagnement d’un personnel de direction stagiaire des satisfactions malgré pour ces derniers, un temps de présence dans l’établissement amputé par les nombreuses formations et donc une charge de travail supplémentaire et non négligeable pour le chef d’établissement d’accueil.

Les représentants syndicaux académiques et départementaux sont là également pour vous apporter un éclairage et vous donner quelques conseils. Normalement, vous les rencontrerez lors du premier regroupement académique, c’est le moment de les repérer pour ensuite les solliciter.

Les affectations organisées en deux temps

D’abord, on vous demandera de faire des vœux pour des académies. Vous y serez strictement affecté(e) selon votre rang de classement au concours. Les lauréats les moins bien classés peuvent être dans l’obligation de rejoindre une académie déficitaire (Amiens, Besançon, Créteil, Dijon, Lille, Nancy-Metz, Reims, Rouen et Versailles ces dernières années). Il n’y a pas de règles, cela varie d’une année à l’autre.

Ensuite, le recteur procédera à votre affectation sur un poste devenu vacant après le mouvement des personnels en fonction (vers fin juin). Une vigilance particulière s’impose, car certains postes déclarés vacants ne sont pas proposés aux lauréats concours, les raisons sont variables, quelques postes peuvent être réservés par les recteurs pour des candidats au détachement, parfois la complexité de l’établissement pousse les recteurs à ne pas positionner de lauréats pour ne pas les mettre en difficulté. Le SNPDEN pourra alors vous être d’un précieux secours dans la connaissance des postes offerts et des critères pris en compte par le recteur (critères variables selon les académies). Par ailleurs, le rang de classement n’est pas le seul critère retenu, voire il ne l’est pas du tout, il est donc important de le savoir et de l’intégrer.

L’année de stage et la formation professionnelle statutaire, deux temps différents

La durée de la formation professionnelle statutaire actuelle est de 65 jours sur 24 mois, complétée dans les 3 années qui suivent, par un crédit de 5 jours en formation continue.

L’organisation générale de la formation est définie au niveau national par la direction générale des ressources humaines (DGRH) et sa mise en œuvre incombe aux académies sous l’autorité des délégués académiques à la formation des personnels d’encadrement (DAFPEN) et à l’IH2EF (Institut des hautes études de l’éducation et de la formation) qui remplace l’ESENESR.

Votre formation sera dense la première année et vous obligera à jongler entre le quotidien de l’établissement et les absences liées à la formation. La première année sera rythmée par les semaines de formation à Poitiers à l’IH2EF (2 fois une semaine en 2021-2022), un plan de formation en académie (environ 12 journées), un stage en entreprise ou en administration de 5 jours (qu’il est possible de repousser à la deuxième année) et d’autres sollicitations et travaux via Magistère…

Les temps en établissements sont denses, il peut sembler parfois difficile de quitter son poste ; aussi faut-il rappeler que ces temps de formation, au-delà de leur caractère obligatoire, sont indispensables parce qu’ils permettent d’acquérir une culture et une posture de personnel d’encadrement.

Cette année 2020-2021 étant exceptionnelle, toutes les précisions données plus haut n’ont pas pu se réaliser, et malheureusement de nombreuses formations n’ont pus se tenir en présentiel. Il faut cependant espérer que la situation sanitaire évolue positivement pour que les lauréats puissent bénéficier de nouveau de cette formation dans son ensemble.

La succession à réussir

Rencontrer celui ou celle à qui vous allez succéder

Indispensable, une évidence. Vous êtes nommé(e) fin juin, la période est chargée pour le chef d’établissement adjoint que vous allez remplacer, entre les examens, les conseils d’enseignement et l’élaboration des emplois du temps. Pourtant, il faudra rencontrer votre prédécesseur pour vous familiariser avec ce nouvel environnement, avec le champ professionnel dans lequel vous allez évoluer. La façon la plus efficace de prendre la mesure de ce qui vous attend est de participer avec lui (elle) aux différents travaux de fin d’année et de préparation de la rentrée.

Analyser la situation

Il faudra faire parler votre prédécesseur de ses pratiques, et de la manière dont il opère, en relation avec le contexte. Vous êtes lauréat(e) de concours, donc enthousiaste et porteur d’idées nouvelles. Pourtant, au début il faudra enfiler ses chaussures, même si elles vous gênent aux entournures. Si votre environnement (mobilier) ne vous correspond pas, si les outils de travail ne conviennent pas ou si vous en manquez, parlez-en au chef d’établissement afin de commencer dans de bonnes conditions. N’adressez pas directement des demandes de matériels à l’adjoint gestionnaire sans en avoir parlé au chef d’établissement. Discutez avec ce dernier de vos souhaits de changements pour obtenir son aval !

Lorsque l’on arrive, on veut faire ses preuves et montrer que l’on est très impliqué(e). Mais vouloir tout remettre en question uniquement pour imprimer sa patte n’est pas le meilleur moyen d’emporter l’adhésion de ses collaborateurs. Les changements déstabilisent et cela requiert de leur part un effort particulier. Il faut donc que le besoin de changement soit perceptible et que ce changement leur apporte un mieux.

En revanche, si une procédure, une méthode vous contrarie profondément, changez, en prenant des précautions et en douceur ! La première année, opérez des changements qui permettent d’évoluer. Ne provoquez pas de raz de marée.

Prenez le temps de consulter l’organigramme, le projet d’établissement, le contrat d’objectifs, les comptes rendus de conseils d’administration, l’auto-évaluation, les indicateurs de l’établissement et autres tableaux de bord…

Les personnes à rencontrer

Le recteur, la rectrice

Il est rare que les recteurs rencontrent personnellement les chefs d’établissement adjoints. En revanche, il. elle peut intervenir dans la réunion d’accueil des nouveaux personnels de direction organisée par les inspecteurs EVS.

La/le DASEN

Les pratiques sont très variables. Ainsi dans certaines académies, les personnels de direction nouvellement nommés sont réunis par les DASEN, c’est l’occasion pour eux de vous souhaiter la bienvenue et de vous expliquer le fonctionnement dans le département. Ailleurs, c’est dans le cadre des réunions de district (ou de bassins) que les DASEN repèrent les chefs d’établissement adjoints nouvellement nommés. Il est rare d’être reçu pour un RDV individuel par un DASEN dans les premiers temps de votre prise de poste.

Les collectivités territoriales et les élus locaux

Si vous êtes nommé(e) dans une petite commune, il est fréquent que le maire prenne contact avec l’établissement pour vous rencontrer et vous souhaiter la bienvenue. L’usage veut qu’un article de présentation paraisse dans la gazette communale. En tous les cas, si vous n’avez pas eu l’occasion de rencontrer certains élus dans les premières semaines suivant la rentrée (c’est le cas dans les grandes villes), profitez de la période des vœux pour accompagner le chef d’établissement et rencontrer les élus.

N’hésitez pas à « googliser » les responsables que vous allez côtoyer, il faut parfois savoir prendre un temps d’avance, nous sommes tous plus à notre aise lorsque nous savons à qui nous nous adressons. Les relations avec les collectivités territoriales passent par le chef d’établissement, il. elle peut vous associer à ces réunions mais les relations avec les collectivités ne font pas partie de vos missions premières.

Dans l’établissement

Profitez des quelques jours avant la rentrée pour rencontrer les personnels déjà présents dans l’établissement : les personnels administratifs et les agents territoriaux (accueil, entretien, restauration). Ces personnels apprécient que le nouveau responsable n’attende pas la rentrée pour se présenter.

D’autres personnels seront présents ou de passage, les professeurs ayant des missions particulières, les représentants syndicaux… Prenez le temps d’échanger avec eux avant la rentrée.

L’organisation du travail de l’équipe de proximité : le secrétariat. Il est souhaitable de solliciter avant la rentrée une réunion pour comprendre l’organisation du travail au sein de l’équipe administrative, de comprendre la répartition des tâches, ce qui peut être demandé ou pas, ce qui peut être modifiable ou pas…

Votre mémoire visuelle va être mise à rude épreuve. Vous aurez à rencontrer beaucoup de monde en peu de temps. N’hésitez pas à demander à chacun de se présenter, même à plusieurs reprises. On pardonnera à un responsable une faiblesse de mémoire mais pas le mépris ressenti lorsqu’on n’est pas reconnu. Les trombinoscopes des personnels, lorsqu’ils existent, permettent de mémoriser plus rapidement l’ensemble des collaborateurs. Si cette pratique n’existe pas, elle peut être suggérée lors de la pré-rentrée…

Les situations à maîtriser tout de suite…

Les modifications d’emplois du temps

Le chef d’établissement adjoint est celui qui a la maîtrise des emplois du temps (EDT). Une rentrée est réussie si les EDT tiennent la route. Le « nouveau » est supposé pouvoir résoudre les problèmes dès la première rentrée. C’est pourquoi il est important que vous ayez été sensibilisé(e), autant que possible, à son élaboration et que vous ayez déjà une connaissance du logiciel utilisé dans l’établissement. Une formation est proposée aux nouveaux adjoints avant la rentrée, cette formation est indispensable.

Les demandes de changements diverses

Celles qui arrivent rapidement sont celles des changements de classe, de langue vivante (LV), d’options, de régime. Attention à ne pas agir dans la précipitation. Avant de répondre, il faut au préalable s’être enquis des habitudes de l’établissement et des dispositions prises précédemment par l’équipe de direction. Une ligne de conduite commune avec le chef d’établissement est nécessaire. Et ne pas oublier le CPE !

Petit conseil pratique, recueillez les demandes par écrit ; il est parfois nécessaire de conserver des traces des desiderata des uns et des autres, cela est parfois utile en cours d’année.

La connaissance des espaces

Elle ne requiert pas de compétences particulières. Il suffit de faire le tour de « la maison » avant la rentrée, et de se faire un plan personnel de tous les espaces d’enseignement, avec les spécificités des salles et des capacités d’accueil. Cela évitera les malentendus à propos des attributions de salles et prouvera que vous vous êtes concrètement intéressé(e) aux conditions d’exercice des professeurs.

 La connaissance des équipes

Participer autant que cela est possible aux conseils d’enseignement de rentrée pour connaître les préoccupations spécifiques des équipes. Mémorisez le nom des coordonnateurs de discipline.

Travailler avec un chef

On a l’habitude de dire que l’équipe de direction vit une vie de couple dans un mariage arrangé. Aucun des deux n’a pu choisir (même si vous faites des vœux par ordre de préférence). Lauréat(e) de concours, vous arrivez avec votre enthousiasme, le chef d’établissement n’aura peut-être pas le même enthousiasme ! Une phase d’observation sera donc nécessaire. Par ailleurs, former un collègue a sans doute quelque chose d’exaltant mais représente aussi un surcroît de travail. Ayez-en conscience, d’autant que parfois, certains chefs d’établissement se trouvent dans cette situation de manière répétée, sans l’avoir choisie.

Le partage des tâches n’est prévu par aucun texte règlementaire

Vous pourrez avoir le sentiment que les tâches que le chef d’établissement vous demande d’accomplir sont les missions de moindres importances, souvent organisationnelles, qu’il ne vous laisse que ce qui ne l’intéresse pas ! Il faut bien savoir que toutes les tâches sont importantes pour la bonne marche d’un établissement, il n’y a pas les tâches nobles… et les autres. Et aussi qu’il n’y a a pas 2 chefs d’établissement mais bien un chef d’établissement et un chef d’établissement adjoint.

Pour bien comprendre un établissement, il faut assimiler son organisation. Être dans un premier temps capable d’organiser les différents temps forts du calendrier annuel vous permettra ensuite de prendre un peu de recul, pour proposer de nouveaux projets, d’innover, en bref de mettre en place un véritable pilotage pédagogique « le cœur de notre métier ».

Le chef d’établissement établit, dans les deux mois qui suivent la rentrée, une lettre de mission qui permet de rendre plus lisibles les tâches confiées à l’adjoint au cours de l’année de stage. La lettre de mission de l’adjoint est articulée autour des objectifs de la lettre de mission du chef.

Dans certaines académies, la procédure peut être légèrement adaptée. Parfois, il est demandé au chef d’établissement d’établir une « lettre de délégation » pour l’adjoint dans les premières semaines, cette lettre de délégation sera alors transformée en lettre de mission à l’issue de l’année de stage.

La lettre de mission du chef d’établissement adjoint est signée par l’intéressé et le chef d’établissement. Elle est visée par le directeur académique, le temps d’échange lors de l’élaboration de cette lettre de mission est incontournable, une lettre de mission ne peut être proposée sans concertation (pour une meilleure compréhension).

Travailler ensemble et se faire confiance

Le chef d’établissement avec qui vous travaillez est un professionnel expérimenté. Il a un temps d’avance sur vous. Faites avec lui le pari de la confiance. Acceptez-le comme il est. Chaque être humain a ses qualités et ses défauts. Construisez votre relation sur du solide : la transparence, la tolérance et la solidarité.

Au fur et à mesure de l’année, votre connaissance de l’un comme de l’autre s’affinera. Dans lec as où votre vision du métier s’en verrait éloignée, nous vous conseillons de mettre de la distance et de l’observation face aux objets de dialogue, d’être très attentifs à la qualité des échanges  formels, et ce quels qu’ils soient et en tout lieu, comme à éviter de développer à votre insu des postures de « pro » ou « anti ».

Le dialogue et l’écoute dans l’équipe de direction demeurent essentiels.

Si des temps de concertation programmés régulièrement dans vos agendas faciliteront l’échange sur la gestion de l’établissement, il n’en reste pas moins qu’ils permettront également, dans un cadre défini, de donner pour chacun sa grille de lecture du quotidien  comme d’exprimer, voire de mettre à plat dans le cas où cela s’imposerait, ses besoins, sur fond d’écoute attentive et bienveillante.

Vous représentez, aux yeux de toutes et tous, « l’équipe de direction » : une « équipe » sur laquelle les personnels doivent pouvoir compter et dans laquelle ils doivent avoir confiance.

Enfin, chaque personne a un rythme qui lui est propre, certain(e)s auront des contraintes familiales plus fortes que d’autres. Vous n’êtes pas obligé(e) d’adopter le rythme et les horaires du chef d’établissement. Il est impératif de se mettre d’accord sur l’organisation et les temps de présence ; mais il n’est pas obligatoire de travailler de la même façon et toujours en même temps. Il s’agit plutôt d’être complémentaire pour être efficace, néanmoins des concessions sur le temps de présence obligatoire seront sans doute nécessaires.

La vie de famille

Les personnels d’enseignement représentent l’écrasante majorité des personnels recrutés par concours (82 %). Les contraintes de votre nouveau métier, notamment le fait que l’on n’a jamais fini, peuvent bouleverser votre vie personnelle et familiale. Cependant, il est possible d’avoir une vraie vie de famille si on prend la précaution de se donner des priorités. Il est ainsi tout à fait possible d’organiser son travail en réservant à sa famille des moments sur lesquels on ne placera aucune réunion ou aucune contrainte professionnelle. C’est la condition d’un équilibre familial personnel et d’une bonne hygiène de vie professionnelle.

Le jour de la pré-rentrée

Vous allez être présenté(e) officiellement dans vos fonctions.

Retenez ce principe : on n’a jamais deux fois l’occasion de faire une première impression. Or cette première impression est ce qui marque le plus. Soignez donc cette première fois dans tous ses aspects, y compris le look !

Le jour de la pré-rentrée, il vous faudra vous exprimer dans l’ensemble des prises de paroles publiques. Ce que vous pouvez dire : qui vous êtes (votre parcours professionnel essentiellement), les valeurs qui vous motivent (les gens ont besoin de savoir comment fonctionnent leurs dirigeants), des considérations pratiques (procédures pour demander des changements d’emplois du temps, organisation de la rentrée des élèves, conseils d’enseignement, etc.).

Ne soyez pas avare en détails mais prenez conscience que tout ce que vous direz pourra être interpréter ou donnera lieu à des commentaires qui nourriront le premier jugement. Ne vous dévoilez donc pas trop vite.

Les deux premiers mois

  • Réussir la rentrée : ajustement d’emplois du temps et d’horaires. Il faut d’abord prendre le temps d’écouter les demandes et de prendre des notes. Les modifications ne peuvent être accordées qu’après une prise en compte globale de toutes les situations.
  • Conseils d’enseignement : état des disciplines, projets de chaque discipline, harmonisation des pratiques et des progressions annuelles. Prise en compte de la réforme…
  • Coordination des activités pédagogiques : projets, AP, EPI, devoirs communs, conseils pédagogiques, calendrier des conseils de classe, rencontre parents professeurs…
  • Participation aux assemblées générales des associations de parents d’élèves : présentation du bilan de la rentrée, effectifs, structures, options, résultats aux examens, orientation, parfois cotre chef d’établissement vous demandera de les présenter, parfois il animera la réunion. Dans tous les cas, il est important que les parents puissent vous identifier pour mieux dialoguer. C’est un moment important pour vous et pour eux et un gain de temps dans la gestion des relations à venir.
  • Élections : celles des personnels et des parents d’élèves sont ordinairement pilotées par le chef d’établissement. Celles des élèves peuvent être sous la responsabilité de l’adjoint en collaboration avec le(s) CPE (délégués de classes, représentants au conseil d’administration, représentants des élèves du CVL au lycée, du CVC au collège).
  • Internat : si l’établissement dispose d’un internat, un important travail de « mise en route » sera nécessaire en collaboration avec le(s) CPE en charge de l’internat.
  • Mise en place de la procédure pour l’organisation des voyages : cette organisation doit être approuvée par le conseil d’administration. Le budget des voyages doit être inclus dans le budget de l’établissement. Il est donc nécessaire que les projets de voyages puissent être votés très tôt dans l’année et que les professeurs viennent soumettre leur projet  à l’équipe de direction dès septembre (les dates de voyages doivent prendre en compte les contraintes de calendrier annuel).
  • Ventilation des services (VS) : la saisie des services des professeurs, la vérification et la signature par les enseignants (remontée STS). Cette opération doit être terminée au plus tard début octobre pour permettre la mise en paiement rapide des heures supplémentaires. En lycée, cette opération relève des missions confiées très vite au chef d’établissement adjoint. En collège, les pratiques sont variables mais dans tous les cas vous y serez a minima associé.
  • Premier conseil d’administration : il faudra produire le bilan de rentrée, les projets en cours, le programme du parcours avenir… La présidence du CA relève des missions du chef d’établissement, mais en cas d’empêchement de ce dernier, il vous reviendra de le présider, pas forcément le premier, mais…
  • Calendrier : au cours du premier trimestre, il faudra penser aux calendriers des conseils de classes, des rencontres parents/professeurs, aux premières inscriptions aux examens en lycée, vous participerez à l’élaboration du calendrier des permanences pendant les petites vacances… D’autres échéances viendront se greffer au fur et à mesure, et tout cela en partageant votre temps entre les temps de formation et les temps de présence en établissement.

Pour terminer, nous vous conseillons la lecture de notre revue Direction (accessible sur notre site internet) et notre rubrique « B.A. BA du métier » . Pensez également à consulter le film annuel des personnels de direction sur le site de l’IH2EF qui propose des fiches avec les grandes étapes pour le déroulé de votre année scolaire.

Au SNPDEN, vous aurez des informations, des aides, des soutiens et surtout des amitiés. Vous pourrez aussi participer à la construction collective de votre nouveau métier.

Bon courage et, nous l’espérons, à bientôt au SNPDEN !

Voir aussi la fiche de l’IH2EF

 

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